Data we process

About the store (the merchant): the shop’s domain, name, contact email, currency and language, the plan it chose, and an access token to the store’s Shopify admin, which we keep encrypted. Plus everything the merchant configures in the app: customer groups and their tags, pricing, order, restriction and payment rules, and the storefront and email settings.

About the merchant’s customers: when someone applies for a wholesale account through the registration form, we store what they typed (email, first and last name, and, if the merchant’s form asks for them, company, phone, tax ID, a message and other answers), the status of the application and the merchant’s notes about it, and we add the applicant to the merchant’s own Shopify customers right away: name, email, the phone when it is a valid international number, and a summary of the answers in the customer’s note, tagged “wholesale-applicant” (an existing customer with that email gets the tag and the summary added to their note). For customers who carry a wholesale group tag in Shopify we keep a copy of their Shopify customer id, email, name, tags and whether they are tax exempt, so the app does not have to ask Shopify on every page view. We do not receive or store payment details, addresses or order contents.

Technical data: the visitor’s IP address, used for rate limiting and spam protection (Cloudflare Turnstile) on the registration form, and kept for a short time in counters and server logs.

At checkout, the app’s Shopify Functions run inside Shopify. They read the customer’s tags and the cart, and the rules we published to the store. Nothing is sent to us from checkout.

Why we use it

To provide the service: show wholesale prices and hide or lock what the merchant chose, run the order and payment rules at checkout, receive and review applications, record each applicant as a customer in the merchant’s Shopify admin and tag them as approved (the group’s tag) or rejected (“wholesale-rejected”) when the merchant decides, mark them tax exempt if the group says so, and send the applicant a welcome email and the merchant a notice of new applications.

To bill the subscription, which is done by Shopify (we only read which plan the store has), and to keep the service secure and prevent abuse.

We also keep the store’s name, email, install and uninstall dates and plan in our customer records, the same ones we keep for the other Shopify apps we make at DevCloud, to give support and to write to the merchant about this app. No data about the merchant’s customers goes there.

We do not sell personal data, and we do not use it to advertise or to build profiles.

Who is responsible for what

The merchant is the controller of its customers’ data, and Easy Wholesale processes it on the merchant’s behalf to provide the service. If you applied for a wholesale account, ask the store for your data or its deletion; the store can do it from the app, and you can also write to us.

Who we share it with

Shopify (the store’s admin, where the app reads and writes customers and its own configuration). Providers we rely on to operate: hosting and infrastructure (DigitalOcean), email delivery (SendGrid) and spam protection (Cloudflare Turnstile). Each receives only what it needs for its part.

How long we keep it

While the app is installed. When it is uninstalled we delete the access token at once, and 48 hours later, when Shopify tells us to, we delete everything the store put in the app: configuration, applications, notes and the customer copy. If Shopify asks us to erase a customer (customers/redact), we delete that customer’s applications and cached record from that store. If Shopify sends a data request (customers/data_request), we send the merchant the applications we hold for that customer.

The customer records described above are kept until the store asks us to delete them at sales@devcloudsoftware.com. Rate-limit counters and technical logs are kept for a limited time.

Security

All traffic is encrypted (HTTPS). Shopify access tokens are stored encrypted. Every row of data belongs to one store, and the app only ever reads or writes the rows of the store that is signed in. Requests from Shopify (webhooks, the storefront proxy and the admin) are verified before they are acted on.

Cookies

The app inside the Shopify admin and the storefront blocks use no tracking or advertising cookies. The registration form loads Cloudflare Turnstile, which may set a technical cookie to tell people from bots.

Your rights and contact

You can ask for access to, correction of or deletion of your data by writing to sales@devcloudsoftware.com. We may update this policy; the date above shows the latest version.

Qué datos tratamos

De la tienda (el comerciante): el dominio, el nombre, el correo de contacto, la moneda y el idioma de la tienda, el plan elegido y un token de acceso al panel de Shopify de la tienda, que guardamos cifrado. Y todo lo que el comerciante configura en la app: grupos de clientes y sus etiquetas, reglas de precios, de pedido, de restricción y de pago, y los ajustes de la tienda y de los correos.

De los clientes del comerciante: cuando alguien solicita una cuenta mayorista con el formulario de registro, guardamos lo que escribió (correo, nombre y apellido y, si el formulario del comerciante los pide, empresa, teléfono, identificación fiscal, un mensaje y otras respuestas), el estado de la solicitud y las notas del comerciante sobre ella, y en ese momento agregamos al solicitante a los clientes de Shopify del propio comerciante: nombre, correo, el teléfono cuando es un número internacional válido y un resumen de las respuestas en la nota del cliente, con la etiqueta “wholesale-applicant” (si ya existe un cliente con ese correo, se le agregan la etiqueta y el resumen a su nota). De los clientes que tienen una etiqueta de grupo mayorista en Shopify guardamos una copia de su identificador de cliente de Shopify, correo, nombre, etiquetas y si están exentos de impuestos, para que la app no tenga que preguntarle a Shopify en cada pantalla. No recibimos ni guardamos datos de pago, direcciones ni el contenido de los pedidos.

Datos técnicos: la dirección IP del visitante, usada para limitar el abuso y para la protección contra spam (Cloudflare Turnstile) en el formulario de registro, y conservada por poco tiempo en contadores y registros del servidor.

En el checkout, las Funciones de Shopify de la app se ejecutan dentro de Shopify. Leen las etiquetas del cliente, el carrito y las reglas que publicamos en la tienda. Desde el checkout no se nos envía nada.

Para qué los usamos

Para prestar el servicio: mostrar los precios mayoristas y ocultar o bloquear lo que el comerciante elija, aplicar las reglas de pedido y de pago en el checkout, recibir y revisar solicitudes, registrar a cada solicitante como cliente en el panel de Shopify del comerciante y etiquetarlo como aprobado (la etiqueta del grupo) o rechazado (“wholesale-rejected”) cuando el comerciante decide, marcarlos como exentos de impuestos si el grupo lo indica, y enviar al solicitante un correo de bienvenida y al comerciante un aviso de solicitudes nuevas.

Para cobrar la suscripción, que hace Shopify (nosotros solo leemos qué plan tiene la tienda), y para mantener el servicio seguro y evitar abusos.

También guardamos el nombre y el correo de la tienda, las fechas de instalación y desinstalación y su plan en nuestro registro de clientes, el mismo que llevamos para las otras apps de Shopify que hacemos en DevCloud, para darle soporte y escribirle al comerciante sobre esta app. A ese registro no va ningún dato de los clientes del comerciante.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad o para armar perfiles.

Quién es responsable de qué

El comerciante es el responsable de los datos de sus clientes, y Easy Wholesale los trata por su cuenta para prestarle el servicio. Si solicitaste una cuenta mayorista, pídele tus datos o su borrado a la tienda; ella puede hacerlo desde la app, y también puedes escribirnos.

Con quién los compartimos

Con Shopify (el panel de la tienda, donde la app lee y escribe clientes y su propia configuración). Con proveedores que usamos para funcionar: alojamiento e infraestructura (DigitalOcean), envío de correos (SendGrid) y protección contra spam (Cloudflare Turnstile). Cada uno recibe solo lo que necesita para su parte.

Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la app esté instalada. Al desinstalarla borramos el token de acceso de inmediato y, 48 horas después, cuando Shopify nos lo pide, borramos todo lo que la tienda cargó en la app: configuración, solicitudes, notas y la copia de clientes. Si Shopify nos pide borrar a un cliente (customers/redact), borramos sus solicitudes y su registro en caché de esa tienda. Si Shopify envía una solicitud de datos (customers/data_request), le enviamos al comerciante las solicitudes que tenemos de ese cliente.

Los registros de clientes descritos arriba se conservan hasta que la tienda nos pida borrarlos en sales@devcloudsoftware.com. Los contadores de límite de uso y los registros técnicos se conservan por un tiempo limitado.

Seguridad

Todo el tráfico va cifrado (HTTPS). Los tokens de acceso a Shopify se guardan cifrados. Cada fila de datos pertenece a una sola tienda, y la app solo lee o escribe las filas de la tienda que inició sesión. Las solicitudes que llegan de Shopify (webhooks, el proxy de la tienda y el panel) se verifican antes de actuar sobre ellas.

Cookies

La app dentro del panel de Shopify y los bloques de la tienda no usan cookies de seguimiento ni de publicidad. El formulario de registro carga Cloudflare Turnstile, que puede guardar una cookie técnica para distinguir personas de robots.

Tus derechos y contacto

Puedes pedir acceso, corrección o borrado de tus datos escribiendo a sales@devcloudsoftware.com. Podemos actualizar esta política; la fecha de arriba indica la última versión.